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Poche società in Europa possono vantare una storia come quella della SS Romulea. Fondata nel 1922, la società romana forma da oltre un secolo giovani calciatori e giovani persone: migliaia di ragazzi e ragazze sono cresciuti nelle sue file, ricevendo non solo una formazione sportiva ma anche valori che li accompagnano nella vita adulta. Oggi la Romulea guarda al futuro — più squadre, un’organizzazione più solida e più opportunità per i ragazzi e le ragazze del territorio — ed è diventata il primo club italiano a scegliere TeamFeePay, il punto di partenza del percorso di TeamFeePay in Italia.
Come migliaia di società dilettantistiche in tutta Europa, la gestione quotidiana della Romulea era cresciuta in modo frammentario. I dati dei tesserati e i documenti venivano gestiti tramite una serie di prodotti diversi come Excel o Google Drive. La comunicazione con le famiglie passava per affollati gruppi WhatsApp, dove le informazioni importanti si perdevano facilmente.
«Fino ad oggi il nostro club si è affidato a strumenti diversi — fogli Excel, Google Drive e altri sistemi — per cercare di tenere tutto organizzato», spiega il segretario Sesto Serra.
Per i volontari che tenevano insieme tutto questo, significava tempo prezioso perso in attività amministrative ripetitive: tempo che avrebbe potuto essere dedicato al campo e ai giocatori.
La Romulea è diventata il primo club italiano a collaborare con TeamFeePay. Invece di cambiare tutto da un giorno all’altro, la società ha adottato la piattaforma per fasi.
Fase 1: la comunicazione. La Romulea ha iniziato dalle funzioni di comunicazione dell’app, utilizzandola per le convocazioni e per i messaggi a giocatori e famiglie, tutto in un unico posto.
Fase 2: iscrizioni e pagamenti. Con l’inizio della nuova stagione, il club ha portato sulla piattaforma i tesseramenti e il pagamento delle quote associative.
Michele Cacchioni, Business Development Manager di TeamFeePay, ha lavorato a stretto contatto con il club durante tutto il percorso: «Ho trovato una società che vuole davvero fare le cose nel modo giusto, innovare e operare in maniera professionale. La loro mentalità si è subito allineata a quella di TeamFeePay».
Accompagnare le famiglie nel cambiamento è stata una priorità. «TeamFeePay ci ha fornito un grande supporto, aiutando le famiglie a capire che usare l’app è in realtà molto più semplice che provare a spiegarlo», racconta Serra.
La transizione è stata rapida e senza intoppi.
Un unico sistema al posto di tanti. «Questa piattaforma riunisce tutto in un unico posto e rende le nostre operazioni quotidiane molto più semplici», racconta Sesto Serra. «È un sistema pratico, efficiente e incredibilmente veloce».
Famiglie autonome. «I genitori si registrano in autonomia dal telefono o dal computer e pagano le prime rate interamente attraverso la piattaforma», conferma Michele.
Comunicazione più chiara. I giocatori hanno adottato l’app senza particolari problemi, e anche i genitori inizialmente titubanti si sono ricreduti in fretta. «Quando iniziano a usarla, capiscono subito che è molto più semplice di quanto sembri», spiega Serra. «Finiscono per apprezzarla molto più degli infiniti gruppi WhatsApp, dove arrivano centinaia di messaggi e le informazioni importanti si perdono facilmente».
Tempo restituito a chi conta davvero. Per Michele Cacchioni è questo il cuore del progetto: «TeamFeePay è nata esattamente per questo: restituire tempo prezioso a chi gestisce le società di calcio, perché possa investirlo dove conta davvero, nella crescita del club, nel lavoro con i giocatori e nell’allenamento».
Per la Romulea, TeamFeePay è più di uno strumento gestionale: è un partner strategico per il prossimo capitolo della sua storia. «TeamFeePay avrà un ruolo strategico fondamentale, accompagnandoci in un importante processo di trasformazione digitale che deve andare di pari passo con la crescita del club», afferma il presidente Vilella. Un club con oltre cento anni di storia, oggi alla guida del calcio di base verso il suo futuro digitale.